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Diseño de flujos de trabajo móviles adaptados a la forma de trabajar de los empleados

Designing Mobile Workflows Around How Employees Work

Seleccionar la computadora móvil, el escáner de códigos de barras o el terminal de punto de venta adecuados es solo una parte de una implementación exitosa. El hardware puede cumplir todos los requisitos técnicos y, aun así, no adaptarse bien a la forma en que los empleados trabajan realmente.

Pensemos en dos empleados que utilizan equipos portátiles similares. Uno puede escanear continuamente desde una estación de trabajo fija. Otro puede recorrer unas instalaciones amplias y utilizar el equipo solo en ciertos puntos. Un empleado de una tienda puede alternar entre la gestión del inventario, la atención al cliente y el cobro, mientras que un empleado de un restaurante puede llevar un terminal de pago de una mesa a otra.

Antes de estandarizar la forma de llevar, colocar o guardar los equipos, las organizaciones deben prestar atención a tres factores: la frecuencia de las tareas, los desplazamientos de los empleados y el acceso necesario.

Es más fácil tomar estas decisiones antes de implementar una solución que después de haber desplegado la misma configuración en varios equipos o ubicaciones.

Adapta el acceso al equipo a la frecuencia de las tareas

La primera pregunta es sencilla: ¿Con qué frecuencia interactúa el empleado con el equipo?

Los flujos de trabajo de alta frecuencia pueden requerir que el equipo permanezca al alcance inmediato. Los flujos de trabajo intermitentes dan más importancia al almacenamiento seguro entre interacciones, mientras que el equipo de uso ocasional o compartido puede ubicarse mejor en una estación de trabajo o punto de control fijo.

Un empleado de almacén que escanea durante todo el turno tiene requisitos de acceso distintos a los de un empleado de comercio minorista que realiza controles de inventario ocasionales o un técnico que utiliza una computadora móvil solo en etapas específicas de una tarea.

Las organizaciones que evalúan configuraciones de escáneres empresariales deben considerar la frecuencia de interacción antes de decidir cómo se integrará el equipo en el flujo de trabajo.

Para los equipos de operaciones y compras, la conclusión es sencilla: los requisitos de acceso deben ajustarse al trabajo que se realiza, no solo al hardware que se compra.

Adapta el acceso al equipo a la frecuencia de las tareas

Considera lo que ocurre entre las interacciones con el dispositivo.

La distancia recorrida importa, pero el movimiento por sí solo no define un flujo de trabajo móvil.

Un empleado de un centro de distribución puede caminar largas distancias entre ubicaciones de inventario. Un técnico de fabricación puede desplazarse entre puestos de trabajo cercanos. Los empleados de tiendas pueden alternar entre reponer productos, revisar el inventario y atender a los clientes, mientras que los trabajadores de campo pueden entrar y salir repetidamente de vehículos o llevar herramientas de una tarea a otra.

La pregunta más útil es: ¿Qué hace el empleado cuando no está usando el equipo?

Un trabajador puede levantar cajas, empujar un carrito, operar maquinaria, llevar suministros, atender a los clientes o realizar otra tarea manual. Un equipo que funciona bien durante el escaneo puede resultar incómodo en todo lo que ocurre entre un escaneo y otro.

Cuando se pasa por alto esa parte del flujo de trabajo, los empleados tienden a buscar sus propias soluciones. Los dispositivos acaban en mostradores, estantes, carritos, asientos de vehículos u otras superficies prácticas.

En una sola tarea, esto puede parecer insignificante. A lo largo de varios turnos y en distintas ubicaciones, estas soluciones improvisadas pueden generar procesos inconsistentes, equipos extraviados e interrupciones innecesarias.

Por lo tanto, para quienes planifican la implementación, la pregunta no es simplemente si los empleados se desplazan. Es dónde debería estar el equipo mientras realizan el resto del trabajo.

Considera lo que ocurre entre las interacciones con el dispositivo.

Elige entre acceso móvil y fijo

Los flujos de trabajo móviles suelen encajar en dos modelos operativos. El enfoque adecuado depende menos del equipo en sí que de dónde y cómo necesitan acceder a él los empleados.

  • El equipo se desplaza con el empleado: Ideal para puestos que abarcan áreas más extensas o requieren acceso en varios puntos. Ten en cuenta la rapidez para recuperarlo, su almacenamiento seguro, el tamaño y el peso del equipo, y si los empleados necesitan tener ambas manos libres entre interacciones.
  • El equipo permanece en el lugar de uso: Suele ser más adecuado para estaciones de empaquetado, células de producción, áreas de recepción, mostradores de caja, estaciones de servicio y vehículos. Ten en cuenta la distancia de alcance, el espacio de trabajo disponible, el uso compartido y la regularidad con que se puede devolver el equipo después de cada tarea.

Ningún enfoque es automáticamente mejor. Una ubicación fija puede reducir el transporte innecesario, mientras que una configuración móvil puede facilitar el acceso en un área de trabajo más extensa. La elección adecuada depende de cómo encaja el equipo en la tarea que lo rodea.

El mismo principio se aplica fuera de los entornos industriales. En los flujos de trabajo de punto de venta móvil, los empleados pueden desplazarse entre mostradores, mesas, áreas de atención al cliente y otros puntos de servicio, en lugar de trabajar desde una caja asignada de forma permanente.

El objetivo es sencillo: determinar dónde debe estar el equipo cuando el empleado lo necesite, antes de comprar la configuración y desplegarla a gran escala.

Elige entre acceso móvil y fijo

Estandariza el proceso de toma de decisiones antes de escalar.

En las organizaciones grandes, la coherencia importa. Pero eso no significa que todos los empleados, departamentos o centros necesiten la misma configuración física.

Un mejor enfoque es estandarizar el proceso de toma de decisiones. Los equipos de operaciones, TI y compras pueden plantearse las mismas preguntas para cada puesto: ¿Con qué frecuencia se utiliza el equipo? ¿Qué distancia recorre el empleado? ¿Qué ocurre entre una interacción y otra? ¿El equipo debe acompañar al trabajador o permanecer en un punto de uso fijo?

Así se crea un marco repetible sin dar por sentado que un preparador de pedidos de almacén, un técnico de fabricación, un dependiente y un empleado de servicios deban trabajar todos de la misma manera.

Antes de ampliar el despliegue, una implementación limitada también puede revelar dónde los empleados recurren a soluciones improvisadas, dónde la ubicación del equipo interfiere con otras tareas y si distintos puestos realmente necesitan configuraciones diferentes.

Es más fácil corregir estos problemas durante un proyecto piloto que después de que el despliegue llegue a cientos de empleados o a varias ubicaciones.

Para los equipos directivos, el objetivo debería ser estandarizar cómo se toman las decisiones de despliegue, no necesariamente todas las configuraciones físicas.

Estandariza el proceso de toma de decisiones antes de escalar.

Diseña en torno al trabajo

La planificación del flujo de trabajo móvil debe comenzar por las tareas que se realizan, no simplemente por el hardware que se va a comprar.

La frecuencia de las tareas ayuda a determinar con qué rapidez debe estar disponible el equipo. El desplazamiento de los empleados ayuda a determinar si deben llevarlo consigo. Las actividades entre las interacciones con el dispositivo ayudan a determinar si conviene más una configuración móvil o fija.

El mismo escáner, ordenador móvil o terminal POS puede adaptarse a flujos de trabajo muy distintos. Evaluar esas diferencias antes de la implementación permite a los equipos de operaciones, TI y compras contar con mejores criterios para ampliar el uso del equipo entre distintos puestos y ubicaciones sin obligar a que todos los flujos de trabajo sigan el mismo modelo.

Para conocer otro aspecto del impacto operativo de la disponibilidad de los equipos, lee El coste oculto del tiempo de inactividad de los dispositivos en las operaciones de almacén.

About AgozTech LLC

AgozTech LLC, based in Charlotte, NC, is a leading industrial accessories wholesaler specializing in high-quality radio, scanner, and POS handheld cases. Known for its commitment to excellence and customer satisfaction, AgozTech offers a wide range of products designed to meet the needs of businesses across various industries.

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