Administración de dispositivos móviles compartidos en varios turnos

Los dispositivos móviles compartidos pueden ser una forma eficiente de brindar apoyo a los equipos que trabajan en varios turnos, departamentos o ubicaciones. Los lectores de códigos de barras, las computadoras móviles, las tabletas y los terminales de pago pueden pasar de un empleado a otro a lo largo del día, en lugar de quedar asignados a un solo usuario.

Sin embargo, cuando la responsabilidad de un dispositivo cambia varias veces en un período de 24 horas, pequeñas deficiencias en el proceso de traspaso pueden generar problemas operativos. Es posible que el equipo se devuelva con poca batería, que no se informe de algún daño o que el hardware no esté donde lo espera el siguiente turno.

Para los equipos de operaciones, TI y compras, el objetivo es establecer un proceso repetible para asignar, devolver y revisar los equipos compartidos, así como prepararlos para el siguiente usuario.

Cuándo compartir o asignar dispositivos

No todos los puestos necesitan equipos asignados de forma permanente.

En algunos entornos, tiene sentido compartir los equipos porque los empleados realizan tareas similares en distintos horarios. En un almacén, los equipos móviles pueden rotar entre los turnos de mañana, tarde y noche. Una planta de fabricación puede mantener los escáneres dentro de áreas de trabajo específicas. Los equipos de comercio minorista o de hostelería pueden compartir terminales móviles según los niveles de personal y la demanda de los clientes.

A otros puestos les puede convenir contar con equipos asignados individualmente, sobre todo cuando los dispositivos se usan de forma continua, están configurados para un empleado específico o se trasladan con frecuencia entre distintas ubicaciones.

La decisión debe basarse en el flujo de trabajo, no en una política general para todos los casos.

Los equipos de operaciones pueden evaluar con qué frecuencia se usan los equipos, cuántos empleados necesitan acceder a ellos al mismo tiempo, si el dispositivo permanece en una sola área de trabajo y si su configuración está vinculada a un puesto específico.

Esto cobra aún más importancia a medida que crecen las implementaciones. Un modelo de uso compartido que funciona con diez dispositivos en un departamento puede ser más difícil de gestionar cuando se amplía a cientos de dispositivos, turnos que se solapan o varias instalaciones.

Crea un proceso de transferencia coherente

Los equipos compartidos necesitan un punto de entrega claro entre usuarios.

Un proceso sencillo de entrega debe establecer algunas expectativas básicas:

Lugar de devolución: Los empleados saben exactamente dónde deben devolver los equipos compartidos.
Revisión del estado: Los daños visibles o los problemas de funcionamiento se detectan antes de que el siguiente usuario reciba el dispositivo.
Responsabilidad por turno: Los equipos saben qué empleado, área de trabajo o turno utilizó el equipo por última vez.
Notificación de problemas: Los problemas se documentan en lugar de pasárselos en silencio al siguiente turno.
Verificación de disponibilidad: El equipo se devuelve en condiciones que permiten al siguiente empleado empezar a trabajar sin demoras innecesarias.

El proceso no tiene por qué ser complicado. En muchos casos, la constancia importa más que añadir pasos administrativos.

Un proceso de entrega claramente definido también permite a los gerentes detectar mejor los problemas recurrentes. Si los mismos dispositivos llegan repetidamente con poca batería, pantallas dañadas, accesorios faltantes o problemas de software sin resolver, esos patrones son más fáciles de identificar cuando se revisan los equipos en momentos previsibles.

Crea un proceso de transferencia coherente

Prepara los dispositivos para el siguiente turno

Que un dispositivo esté físicamente presente no significa necesariamente que esté listo para trabajar. El nivel de carga de la batería, el estado del equipo, la conectividad y el funcionamiento básico pueden afectar la posibilidad de que los empleados comiencen su turno sin demoras.

La carga es uno de los problemas de disponibilidad más comunes. Un lugar y una rutina de carga predecibles pueden reducir las diferencias entre dispositivos y turnos.

Centralizadas opciones de carga y gestión de energía pueden apoyar este proceso al ofrecer a los equipos una forma definida de preparar el equipo compartido antes de que vuelva a estar en servicio.

La carga es solo una parte de la disponibilidad. Es posible que los equipos también deban confirmar que el equipo esté limpio cuando corresponda, no presente daños visibles, esté conectado a los sistemas necesarios y cuente con todos los componentes que se necesitarán para la siguiente tarea.

La lista de verificación exacta variará según el entorno, pero el principio sigue siendo el mismo: se debe verificar que todo esté listo antes de transferir la responsabilidad al siguiente usuario.

Prepara los dispositivos para el siguiente turno

Usa un marco de gestión común

Diferentes departamentos e instalaciones pueden utilizar distintos modelos de dispositivos, pero las preguntas básicas de gestión siguen siendo las mismas: ¿Quién es responsable del dispositivo? ¿Dónde se devuelve? ¿Cómo se comunica su estado? ¿Cómo se prepara para el siguiente empleado?

El proceso exacto puede variar según el entorno. Un centro de distribución de gran volumen puede requerir un seguimiento más formal que un pequeño establecimiento minorista, pero ambos pueden seguir el mismo marco básico para la asignación, la devolución, la preparación y la notificación de problemas.

Antes de implementar el proceso en toda una organización, también puede ser útil probarlo en un turno, departamento o instalación.

Un proyecto piloto puede revelar dónde suelen acumularse los dispositivos, si los lugares de devolución son adecuados, con qué frecuencia se producen excepciones y si los empleados entienden las expectativas para la entrega. Después, esos hallazgos pueden utilizarse para ajustar el proceso antes de ampliarlo a otros equipos o ubicaciones.

Para los equipos directivos, esto suele ser más eficaz que intentar corregir prácticas incoherentes después de que ya se hayan consolidado.

Gestiona la transición, no solo el hardware.

Los equipos móviles compartidos pueden facilitar una asignación flexible del personal y reducir la asignación innecesaria de dispositivos, pero su valor depende de lo que ocurre entre un usuario y otro.

Un enfoque coherente para la asignación, el traspaso, la preparación y la rendición de cuentas ayuda a mantener los equipos disponibles durante todos los turnos y evita que pequeños problemas se conviertan en interrupciones operativas mayores.

Para conocer más sobre cómo la disponibilidad de los equipos afecta las operaciones diarias, lee El costo oculto del tiempo de inactividad de los dispositivos en las operaciones de almacén.

Gestión de dispositivos móviles compartidos en varios turnos

Cuándo compartir o asignar dispositivos

Crea un proceso de transferencia coherente

Prepara los dispositivos para el siguiente turno

Usa un marco de gestión común

Gestiona la transición, no solo el hardware.

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